czwartek, 19 grudzień 2019 11:26

Kiedy warto zmienić program księgowy na inny?

Program księgowy Program księgowy

Każda poważna firma doskonale zdaje sobie sprawę z tego, jak ważny jest wybór odpowiedniego programu księgowego. W tej kwestii zdecydowanie nie warto szukać oszczędności, gdyż poniesione szkody z tytułu zaniedbania tego aspektu działalności mogą znacząco je przewyższyć.

Bez względu na rozmiar firmy i jej zasięgi, warto poświęcić trochę czasu na znalezienie jak najlepszego programu księgowego.

Czym charakteryzuje się dobry program księgowy?

O tym, czy dany program księgowy jest dobry, decydują przede wszystkim jego konkretne funkcje. Dzięki nim wiadomo, czy będzie on odpowiednio służył danemu przedsiębiorstwu, czy też nie. Między innymi właśnie dlatego koszt zakupu programu nie powinien być jedynym wyznacznikiem podczas dokonywania wyboru. Ta pozorna początkowa oszczędność może z czasem negatywnie wpłynąć na sprawy finansowe firmy. Ogólnie rzecz ujmując, dobry program księgowy powinien przede wszystkim posiadać bogatą funkcjonalność, która będzie dostosowana do potrzeb użytkowników, a ponadto być łatwy w obsłudze i mieć intuicyjny interfejs. Warto, żeby był on również modułowy - czyli miał możliwość rozbudowy poprzez połączenie z dodatkowymi funkcjami czy programami w razie zaistnienia takiej konieczności. Wszystkie te cechy ma program księgowy RAKS. Usprawnia on codzienną pracę i umożliwia w prosty sposób kontrolowanie aktualnej sytuacji firmy.

W jakim czasie najlepiej zmieniać program księgowy?

W sytuacji, gdy wybrany program nie do końca spełnia potrzeby przedsiębiorstwa, możliwa jest jego zmiana. Jednak kiedy najlepiej tego dokonać? Idealnym czasem na myślenie o jego zmianie jest końcówka roku. Rozpoczęcie pracy z nowym programem od pierwszego dnia ułatwia wiele spraw. Oczywiście zmiana możliwa jest tak naprawdę w dowolnym momencie, jednak w takich przypadkach konieczne jest utworzenie bilansu otwarcia w celu przejrzystości informacji oraz zachowania ciągłości i porównywalności danych z poprzednich lat. To warunek konieczny do spełnienia w świetle obowiązujących przepisów o rachunkowości. Nie może mieć miejsca sytuacja, w której część ewidencji prowadzona jest do jakiegoś momentu roku w jednym programie, po czym zostaje zamknięta i przez resztę miesięcy prowadzi się ją w innym. Zmiana programu księgowego dokonywana pod koniec danego roku obrotowego sprawia, że bilans otwarcia w przypadku księgi przychodów i rozchodów jest niezwykle uproszczony i nie generuje dodatkowych problemów.

Kiedy myśleć o zmianie programu księgowego?

Czasami może zdarzyć się tak, że przedsiębiorstwo nie od razu natrafi na odpowiedni dla swoich potrzeb program księgowy. Mimo sporej ilości czasu poświęconego na szukanie najlepszego rozwiązania, dopiero zastosowanie w praktyce umożliwia dokładne sprawdzenie jego wszystkich możliwości i przetestowanie konkretnych funkcji. W przypadku wielu programów (np. raks) można skorzystać z udostępnianych wersji demo, co znacząco ułatwia dokonanie wyboru. Jednak mimo bardzo dokładnie przemyślanej decyzji, z upływem czasu może się okazać, że wybór nie do końca jest trafiony i istnieją dużo lepsze rozwiązania o bogatszej funkcjonalności i łatwiejszej, bardziej intuicyjnej i przyjaznej użytkownikowi obsłudze. W takich przypadkach firma nie musi skazywać się na korzystanie z pierwotnie wybranego programu, który nie do końca spełnia jej oczekiwania. Warto wtedy poważnie zastanowić się nad jego zmianą i na podstawie doświadczeń z poprzednim programem, wybrać najbardziej odpowiadającą dla działalności przedsiębiorstwa opcję.

Artykuł powstał dzięki uprzejmości firmy Apeks-IT.

Wyświetlony 314 razy

Skomentuj

Upewnij się, że wymagane pola oznaczone gwiazdką (*) zostały wypełnione. Kod HTML nie jest dozwolony.