środa, 16 sierpień 2017 07:20

W jakim formacie pliku najbezpieczniej wysyłać faktury?

Faktura to nieodłączny elementy napędzający do działania każdą firmę. Dobrze prosperujące przedsiębiorstwo powinno zostać wyposażone w specjalistyczny program do wystawiania tego typu dokumentów. To gwarancja zaoszczędzonego czasu. Dzisiaj podpowiemy Ci, jaki format pliku faktury jest tym najbezpieczniejszym i dlaczego wysyłanie dokumentów potwierdzających dokonanie transakcji, pocztą tradycyjną, przechodzi do lamusa.

Kiedyś wystawianie faktur i przesyłanie ich do odpowiedniego kontrahenta wiązało się z ogromnymi pokładami czasu. Teraźniejszość przyniosła optymalne rozwiązania, dzięki którym oszczędzamy czas, przy okazji zapewniając bezpieczeństwo informacjom poufnym. Samo wystawianie faktur stało się szybsze, ponieważ programy takie, jak Faktura Small Business, czy Faktura Small Business Handel, oferują kartotekę towarów i klientów. Oznacza to, że współpracując od dłuższego czasu, z kontrahentem, nie musisz za każdym razem wprowadzać jego danych. Wszystko znajduje się w bazie. To samo dotyczy wysyłania faktur, których nie trzeba przesyłać już pocztą tradycyjną. Z tym wiążą się pewne ryzykowne i przypadkowe sytuacje. Biorąc pod uwagę współprace z wieloma kontrahentami, wysłanie oryginałów pocztą, pozwala na pomyłki, a nawet błędne zaadresowanie. Dokument ten w trakcie procesu odebrania i dostarczania może zagubić się, nie wspominając o otwarciu przez niepowołane osoby trzecie.

Faktura Small Business Handel pozwala uniknąć wyżej przedstawionych niebezpiecznych sytuacji, ponieważ oferuje alternatywny i lepszy sposób – wysłanie dokumentów drogą mailową. Pamiętaj, że faktury możesz wysyłać w formacie PDF, który jest najlepszym proponowanym, rozwiązaniem lub też w JPG, czy HTML. Pozwala to na zaoszczędzenie czasu oraz zminimalizowanie do zera niebezpiecznych sytuacji, wynikających podczas dostarczania faktur pocztą tradycyjną.

Przy okazji warto dodać, iż program Faktura Small Business Handel jest polecaną propozycją dla małych i średnich firm, ukierunkowanych na wystawianie dokumentów z gospodarką magazynową. Faktury, które można wystawić to m.in– PRO-forma, zaliczkowa, korygująca czy eksportowa. Program zgodny jest z aktualnie obowiązującymi przepisami prawnymi, na rok 2017.

Firma wiąże się z wieloma obowiązkami, biurokracją i dobrą organizacją. Jeśli masz możliwość posługiwania się programem do wystawiania faktur, który zaoszczędza czas, przy okazji dbając o bezpieczeństwo, to czemu masz z niego nie korzystać?